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危機管理／即時通訊協作 溝通效能高

2月的高雄美濃地震造成116人死亡、550人受傷，對於企業也造成極大損失，根據媒體報導，雖然從大地震當天開始，鄰近震央的南科園區各家科技公司都緊急召人回來檢查受損情況，但震後一個星期，近60家的光電廠仍無法完全恢復，預估損失產值高達新台幣百億元。

台灣是世界銀行評定為高災害風險的國家，不只各級政府積極推動災害防救工作，企業更需做好準備隨時面對意外災情的發生，像是善用即時通訊協作平台來做為溝通平台。

例如Twitter、Facebook 就在 2011 年東日本大地震與海嘯中發揮極大的救災功用；美國奧克拉荷馬州 2013 年遭強烈龍捲風襲擊，造成嚴重傷亡，透過社群網站的串聯也提升了救災效率；而「LINE」創辦人更坦言就是因為東日本大地震而加速開發 LINE問世。

使用即時通訊協作平台作為溝通工具，有以下好處：

一、快速回報：可讓第一時間趕到現場的員工，立即記錄上傳資訊，提供遠端的決策高層快速掌握狀況，下達調度決策，提供後勤支援。

二、群組溝通：溝通明確精準減少時間誤差所產生的誤會，並可在群組中立即回報後續狀況。

三、發生地震、海嘯、颱風等可能中斷通訊的天災，藉由行動網路傳輸的通訊軟體、社群網站斷訊機率相對較低。

不過，對於企業而言，除了迅速之外，更需要的是正確決策，並確保資料不外流，因此企業應該選擇私有雲建置的即時通訊協作平台，在平常時做為公務專案溝通之用，在緊急事件發生時，才能發揮團隊高效溝通的效能。

而且針對企業內部溝通用即時通訊協作平台，在設計方面可以容許團隊人數無上限、提供已未讀名單、企業公告、分主題聚焦甚至與既有的e化系統整合等等，更貼近資訊是否有確實聯絡，個別流程討論、權責清楚、自動化等企業專案管理需求，確實發揮運籌帷幄的效果。

事實上，建置內部的即時通訊平台，遇上天災時可以馬上以圖片方式確認公司受損程度，即時通知員工立即撤離工廠、停止上班以待檢修完成等緊急公告、甚至立即啟動異地他廠產能調度支援，以及即時調查家裡受災員工狀況並提供必要協助等，比起以往電話通知或藉由大眾媒體公告的方式，來得有效率許多。

（作者是互動資通有限公司team+創辦人）2016-03-31 經濟日報 郭承翔

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